Planejamento de 2021 para ILPIs

Confira como fazer o planejamento da sua ILPI em 2021 e baixe templates para ajudar na sua estratégia.

Ana Paula Neves em 12/01/2021

planejamento para ilpis

2020 foi um ano marcado por desafios e por imprevisibilidade. Em 2021, queremos mostrar que é possível contornar ou amenizar algumas dificuldades deste cenário adverso com planejamento e com organização. A pandemia da COVID-19 trouxe mudanças que nos obrigaram a fazer adaptações em inúmeros aspectos das nossas vidas, incluindo a gestão de nossos negócios.

O segmento das Instituições de Longa Permanência foi fortemente impactado, concentrando – em alguns países – um percentual elevado do total de óbitos por COVID-19. Por este motivo, desde o início da pandemia, gestores de ILPIs precisaram lidar com diversos desafios, como o risco da contaminação de residentes e da equipe; a necessidade de mudanças na estrutura e na rotina da instituição e a restrição no recebimento de visitas. Além disso, se depararam com a insegurança e com a incerteza em relação à taxa de ocupação das suas instituições, fator essencial para a sustentabilidade do negócio.

Nos primeiros meses da pandemia, idosos; seus familiares e até mesmo os gestores de ILPIs optaram por evitar a mudança. Assim, pode-se dizer que as novas admissões ficaram congeladas por algum tempo. No entanto, com passar dos meses, a pandemia acabou por intensificar as dificuldades de muitas famílias em oferecer um cuidado digno a seus entes queridos idosos e com necessidade de apoio em sua vida diária. 

Os impactos tem sido diversos e vão desde de a interrupção do tratamento de doenças crônicas, cujo acompanhamento é importante, até os problemas psicológicos acarretados pelo isolamento e a restrição do convívio social. Assim, as ILPIs se tornaram – mais uma vez – uma alternativa importante à garantia do cuidado digno e do bem-estar do idoso dependente, cuja família por diferentes razões não consegue prestar este cuidado.

Com o reaquecimento da demanda e, ao mesmo tempo, com o contágio do coronavírus crescendo entre a população brasileira, as ILPIs passaram a ser cada vez mais pressionadas comprovarem a qualidade dos seus serviços e a garantirem a transparência de seus processos. Neste contexto tão crítico, não há espaço para a ineficiência. É preciso se organizar e garantir uma gestão eficiente de processos e de recursos.

Em 2021, é previsível dizer que o cenário de incerteza continua: as constantes mudanças nas informações sobre o coronavírus e seus impactos e as dúvidas sobre o plano nacional de vacinação contra o vírus são alguns dos fatores que tornam o contexto tão desafiador quanto no ano anterior. Por isso, ter controle sobre os fatores internos da sua instituição, os quais podem ser administrados, é fundamental para proteger a saúde do seu negócio. Neste ano, é possível trocar a reação pela ação, usando as ferramentas de  planejamento como aliadas.

Por onde começar o planejamento anual da minha ILPI?

É importante ressaltar que não existe fórmula para um plano perfeito e que todo bom planejamento é criado a partir das características e necessidades de cada negócio. Perguntas como “Quem eu sou?” e “para onde gostaria de ir?” estão no cerne da estruturação dessa estratégia. Por isso, antes de colocar a mão na massa, é preciso entender onde o seu negócio está posicionado, o que você quer para a sua instituição e o que você pode fazer para atingir seus objetivos.

Parece complexo? Fique tranquilo. Com o avanço do compartilhamento de informações, atualmente, o gestor pode ter acesso a diferentes ferramentas que ajudam na estruturação do seu planejamento. Nós, da Gero360, reunimos abaixo algumas das principais ferramentas usadas no mercado. Confira:

Principais tópicos de um planejamento para a sua ILPI

Um bom planejamento precisa estar fundamentado, antes de mais nada, na identidade do negócio. Ou seja, deve ter como premissa básica a razão pela qual o negócio existe; os valores e as crenças que devem ser cultivados pela equipe e que devem estar refletidos nos produtos e serviços entregues aos clientes.

 

Vejamos o caso da Gero360, como exemplo:

Na Gero360, transformamos o nosso propósito – nossa razão de existir – no slogan da empresa: “Tecnologia simples para o cuidado eficiente”. Este é o grande direcionador de tudo que fazemos. A empresa nasceu com a missão de “aliar conhecimento e tecnologia para inspirar indivíduos, estimular comportamentos e relacionamentos voltados para o cuidar de si e para o cuidar do outro com simplicidade, dedicação e amor.” Além do propósito e da missão, nossa identidade incluir cultivar: cooperação e sinergia; empatia e a simplificação no uso da tecnologia pelos nossos clientes.

 

A partir da identidade corporativa, as empresas definem o que pretendem alcançar em determinado intervalo de tempo, estabelecendo sua visão de futuro, e determinam os segmentos de clientes prioritários; os tipos de problema que ajudarão seus clientes a resolver e a proposta de valor que irá garantir a sua diferenciação no mercado.

Antes de partir para a execução de seu plano estratégico, no entanto, é fundamental que a empresa faça uma análise do seu contexto de negócios. Neste momento, é preciso analisar o mercado e a sua capacidade de competir com as outras empresas que fornecem um serviço semelhante ao seu. Após esta etapa, já é possível definir seus objetivos e metas para iniciar a fase de execução da estratégia.

Ferramentas que auxiliam no planejamento e na execução de sua estratégia de negócios

Algumas ferramentas são bastante utilizadas para apoiar gestores de negócios no planejamento e na execução de sua estratégia.

Mapa de Stakeholders 

Stakeholders é a palavra em inglês utilizada para definir as partes interessadas no seu negócio. No caso das ILPIs, por exemplo, seus stakeholders incluem: os idosos residentes na instituição; suas famílias; os profissionais que atuam na casa; os órgãos reguladores e os Conselhos do idoso; os Conselhos profissionais; os fornecedores e até mesmo a vizinhança. A partir deste mapeamento, a empresa irá definir quais são os requisitos e as entregas fundamentais para cada um destes grupos.

Matriz de SWOT 

SWOT é a sigla em inglês para: Forças; Fraquezas; Oportunidades e Ameaças.

Esta matriz é uma das ferramentas fundamentais para a realização de um bom planejamento. Ela explicita as oportunidades e as ameaças que se apresentam em determinado segmento de negócio e, explicita também, as forças e fraquezas que uma determinada empresa tem.

Após listar estes quatro conjuntos de informação, a empresa deve cruzar as informações para ter clareza sobre como usar suas forças e fraquezas para reduzir as ameaças e potencializar as oportunidades que se apresentam.

Para ampliar ainda mais os benefícios da adoção da matriz SWOT no seu planejamento, algumas ILPIs estão identificando suas forças e fraquezas com base nas informações que obtém em seus sistemas de gestão da rotina. Através do auxílio da tecnologia, como o nosso sistema Gero360 para ILPIs, conseguem identificar em quais aspectos da instituição estão sendo mais eficientes, e quais outros poderiam ser melhorados, por exemplo: administração de medicamentos ou desempenho da equipe. Com essas informações mapeadas, é possível encontrar caminhos para diminuir custos e aumentar a margem do seu negócio, além de trazer segurança para a rotina da sua instituição.

Business Model Canva (BMC)

Em tradução livre, o BMC significa “quadro de modelo de negócios”. Ele foi projetado para transmitir a essência dos modelos de negócios, em um formato rápido, simples e visual. Este modelo é composto por nove componentes que cobrem as quatro áreas principais de um negócio: clientes; oferta de valor; infraestrutura e viabilidade financeira. Segundo seus idealizadores, o modelo de negócios é um esquema para a estratégia ser implementada através das estruturas, dos processos e sistemas organizacionais.

Balanced Scorecard (BSC)

Uma tradução simplista nos levaria a definir o BSC como um “quadro de pontos balanceado”.

No entanto, esta tradução não faz jus à importância e ao potencial desta ferramenta de gestão, a qual considero uma das mais eficazes para apoiar no planejamento e – principalmente – na execução da estratégia.

O BSC é um sistema de gestão da estratégia que se fundamenta em cinco princípios gerenciais:

  1. Mobilizar a empresa para a mudança, por meio de seus líderes
  2. Traduzir a estratégia, conectando-a com a operação diária via processos e projetos
  3. Alinhar toda a organização à estratégia de negócios
  4. Motivar a equipe a perceber a estratégia como tarefa de todos
  5. Gerenciar os avanços de cada etapa para converter a estratégia em processo contínuo

Um sistema de gestão estabelecido com base na estruturação sugerida pelos idealizadores do BSC, evita que gestores foquem apenas nos desafios rotineiros e de curto prazo – os quais normalmente consomem muito tempo – e ajuda equilibrar as prioridades da organização sem perder o foco nos resultados de longo prazo que irão garantir a sustentabilidade do negócio.

Nós, da Gero360, queremos apoiar gestores, clientes e parceiros na gestão de cuidado e no desenvolvimento dos seus negócios. Unimos conhecimento, experiência em diferentes áreas do saber e tecnologia para impactar positivamente a rotina dos indivíduos.

Conheça mais sobre o nosso trabalho aqui, ou entre em contato conosco no chat ao lado para saber como podemos auxiliar o seu negócio.

Sobre a autora:

Ana Paula Neves é uma das sócias fundadoras da Gero360, startup destaque entre as empresas que atuam no segmento da longevidade brasileiro; acelerada pelo BNDES Garagem e incubada no Programa Eretz.Bio do Hospital Albert Eisntein.

Mestre em Design, pela PUC-Rio, com foco no desenvolvimento de soluções que auxiliem a sociedade a lidar com os desafios do envelhecimento humano e populacional.

Possui mais de 20 anos de experiência nas áreas de planejamento e processos: implantação de balanced scorecards, gestão da qualidade, implementação de sistemas de meritocracia (KPIs e definição de metas), comunicação interna. 

É professora convidada do da Especialização em Gestão Geriátrica e Gerontológica (PUC-Rio), no qual abordará os temas Gestão Estratégica de Negócios; Gestão de Mídias Digitais e Gestão da Qualidade.

Referências:
Business Model Generation – Inovação Em Modelos de Negócios: um manual para visionários, inovadores e revolucionários / Alexander Osterwalde, Yves Pigneur – Rio de Janeiro, RJ : Alta Books, 2011.

Isto é design de serviço na prática: como aplicar o design de  serviço no mundo real – manual do praticante [recurso  eletrônico]/ Marc Stickdorn… [et al.]; tradução: Mariana  Belloli Cunha; revisão técnica: Clarissa Biolchini – Porto Alegre, RS : Bookman, 2020. Edição do Kindle.